Tevékenységeinket a jól bevált öt lépcsős projekt menedzsment struktúrára alapozzuk, melyek során a végrehajtott feladatok, és azok végtermékei a következő struktúrában jelennek meg:
I. Projekt előkészítés
A projekt, vagy egy nagyobb projekt részeként indítandó alprojekt ezen fázisában meghatározásra kerülnek az üzleti (indítási) döntéshez szükséges fő paraméterek, elvárások, igények. Már az előkészítő szakaszban rögzítjük:
- a megrendelői igényeket, a szponzorok követelményeit és elvárásait,
- a projekttel szemben támasztott üzleti igényeket, elvárásokat
- az elérendő célokat, azok objektíven mérhető célértékeit,
- a projekt nagyságrendi költségvetését, ütemezését, a résztvevői és közreműködői csoportokat
- a befektetés megtérülését alátámasztó dokumentumot (Business Case)
- az ismert kockázati tényezőket, valamint a projekt előkészítése során kialakított feltételezéseket
- a projektvezető és a működést irányító szervezet(ek) pl: projektirányító bizottság, projekt ellenőrző bizottság, stb. működésének hatóköreit
- ha megoldható, akkor a projektvezető személyét
Ezen a ponton meg kell jegyezni két szerintünk fontos dolgot. Az első, hogy a feladat méretétől függően bármikor előfordulhat, hogy egy projekt előkészítésére, függetlenül annak végeredményétől önálló projektet kell indítani. Ezen esetben a fent meghatározott leszállítandók az előkészítő projekt végeredményét képezik. A másik fontos dolog, hogy statisztikai alapon, korrekt módon végrehajtott projekt előkészítést esetén is az a megállapítás születhet, hogy a tervezett projekt nem megvalósítható vagy megtérülése kétséges. Ilyen esetekben nem a projekt előkészítés kudarcáról beszélünk, hanem a megvalósításra szánt projekttel kapcsolatos erőforrások vagy a célok revíziója szükséges.
Zárszóként elmondhatjuk, hogy az elérendő célok érdekében elvégzendő feladatok halmazát, azok végrehajtásának tervezett költségeivel, végeredményeinek meghatározásával formalizáljuk és felkészítjük jóváhagyásra.
II. Projekttervezés
A projekttervezési fázis, megfelelő előkészítést követően már lényegesen egyszerűbb feladat. Az előkészítésből kiindulva kibontásra és pontos meghatározásra kerülnek a projekt hatókörei, a részfeladatok, valamint a részfeladatokhoz tartozó tevékenységek és azok összefüggései, az erőforrások, idő és költségbecslések, melyek egy projekt végrehajtási tervben (vagy alapító okiratban) materializálódnak. A végrehajtási terv kiegészítésre kerül még egy projekt kommunikációs és egy kockázat kezelési tervvel, és igény esetén a minőségbiztosítási tervel is. Funkciójukat tekintve a kommunikációs terv határozza meg a projekttel kapcsolatos információáramlás szabályait, a PKKT pedig a felmerülő kérdések esetén írja le a megoldáskeresés előre meghatározott és elfogadott rendjét. A minőségbiztosítási terv pedig meghatározza, hogy a végrehajtási fázis különböző időszakaiban, mely tevékenységek monitoringjára kell összpontosítani.
III. Projekt végrehajtás
A végrehajtás fő feladata az elkészült tervek alapján a projekttevékenységek irányítása és összehangolása, annak érdekében, hogy a projekt a meghatározott működési keretek között elérje célját. A projekt ezen ütemében hajtjuk végre az előre meghatározott minőségbiztosítási folyamatokat, a tagok teljesítmény értékelését, a végrehajtáshoz szükséges beszállítókkal kapcsolatos folyamatokat.
IV. Projektkövetés
A projektkövetés meghatározóan minőségbiztosítási, valamint a projekt előzetesen meghatározott szabadságfokának függvényében változáskezelési feladatok végrehajtásával foglalkozik. A projekttervben meghatározott időszakonként ellenőrzi a projekt tervezett végrehajtása és a tényleges végrehajtása közötti különbségeket, annak érdekében, hogy az esetleges problémákat idejében észleljék, az irányításért felelős csoportok pedig megfelelően reagálhassanak. A szabadságfok függvényében a Projektkövetést a Projekttervezést és a Projektvégrehajtást ciklikus formában is kezelhetjük, mely esetben az újonnan felmerülő feladatok (változáskezelés) így már tervezett módon bekerülhetnek a projektvégrehajtás folyamatába.
V. Projektzárás
A zárási feladatok magukban foglalják a projekt adminisztratív és pénzügyi lezárását: a függő kifizetések rendezését, projektszerződések lezárását, a projekt működése során keletkezett dokumentumok archiválását valamint a részvevők megfelelő helyekre történő visszairányítását. Szintén fontos momentumnak érezzük, hogy a projekt pozitív és negatív tapasztalatait a projektcsapat kiértékelje, és még a projekt keretei között a legfontosabb tapasztalatokat egy későbbi felhasználás céljára összegyűjtve dokumentálja.
Összefoglaló
Zárszóként elmondhatjuk, hogy az általunk tervezett és menedzselt projektek esetében, melyek több-százas nagyságrendet képviselnek, a részben, vagy sikertelennek minősített projektek száma, függetlenül annak kiváltó okaitól, nem éri el a 2%-ot.